توصیه هایی کاربردی برای مدیران (92) / به روز باشید

امروزه تکنولوژی در تمام بخش های زندگی بشر نفوذ کرده است و دیگر نمی توان نسبت به آن بی تفاوت بود. در کسب و کار نیز شرکتی موفق خواهد بود که از این ابزار بتواند به خوبی استفاده کند. با این حال تکنولوژی نیز مانند هر ابزار دیگری در اثر گذشت زمان کهنه خواهد شد.

به همین خاطر لازم است هرچندوقت یکبار همه سیستم های شرکت به روز رسانی شده و اگر برخی دستگاه ها قدیمی و کم توان شده اند، جایگزین شوند. این امر بسیار مهم است زیرا عصر جدید عصر تکنولوژی است و نمی توان با ابزاری فرسوده با سایرین رقابت کرد. با این حال زمان به روز رسانی یا تعویض دستگاه چه موقع باید باشد؟

ایده

بدون شک نیاز به تکنولوژی در کسب و کارهای مختلف متفاوت است. برای مثال یک تیم سازنده بازی های رایانه ای بدون شک نیاز بیشتری به جدیدترین دستگاه ها و تکنولوژی ها در مقایسه با شرکتی که از آن برای کارهای ساده اولیه استفاده می کنند دارد. به همین خاطر نباید تصور کرد که همواره باید آخرین نسخه ها را در اختیار داشت زیرا انجام این عمل هزینه بردار خواهد بود و لازم است براساس نیاز افراد صورت گیرد.

با این حال ممکن است علت استفاده کم یک شرکت از تکنولوژی نه به خاطر عدم نیاز بلکه به علت عدم آگاهی کافی از این حوزه باشد. درواقع آنها دقیقا نمی دانند که تکنولوژی چه کمکی می تواند در راستای موفقیت به آنها بکند. همین امر هم باعث می شود سرعت رشد آنها بسیار کند باشد و نتوانند با سایر شرکت ها رقابت لازم را داشته باشند.

به همین خاطر امروزه سازمان هایی وجود دارد که براساس خواسته شرکت ها اقدام به طراحی سیستم و نرم افزارهای خاص می کنند. این امر باعث می شود شرکت ها دیگر بهانه ای برای عدم استفاده از تکنولوژی نداشته باشند و هر شرکتی بتواند از آن به خوبی سود ببرد.

در این امر حتی برخی شرکت ها به شکلی حرفه ای تر عمل کرده و یک تیم برای رسیدگی به این امور ایجاد می کنند. با این کار دیگر دغدغه انجام کارهای مربوط به تکنولوژی را نداشته و خود تیم به بهترین شکل و در مواقع لازم کارها را سروسامان خواهد داد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

تکنولوژی عبارت است از روش های انجام کارها توسط افراد مختلف. درواقع با کمک آن می توان کارها را به بهترین روش و در کوتاه ترین زمان انجام داد که این امر از نظر مدیریت زمان بسیار باارزش است و باعث می شود امکان رسیدگی به کارهای بیشتری را داشته باشید. همواره به این نکته توجه داشته باشید که اگرچه می توان از شیوه های سنتی برای انجام کارهای خود استفاده کرد اما بدون شک با تکیه بر این روش ها نمی توان در فضای رقابتی حال حاضر به توفیق قابل توجهی دست یافت.

- دانش فنی به معنای مهارت در رابطه با نحوه انجام درست کارها است. به همین خاطر اگر شما دانش فنی کافی در رابطه با تکنولوژی ای که قصد استفاده از آن را دارید، در اختیار نداشته باشید لازم است از فرد دیگری کمک بگیرید یا کلا مسئولیت آن را به وی محول کنید. فراموش نکنید تکنولوژی نیز یک ابزار برای کمک به شما است. حال این شما هستید که تصمیم می گیرید که از آن چگونه استفاده کنید.

 مزایای استفاده از تکنولوژی برای شرکت ها:

1- افزایش سرعت: انجام هرکاری از جست و جوی اطلاعات گرفته تا محاسبات و... با کمک تکنولوژی با سرعت بیشتری انجام خواهد شد که این خود بهره وری را افزایش داده و اقدامی موثر در راستای مدیریت زمان محسوب می شود.

2- افزایش دقت: تکنولوژی ها اعمال را در نهایت دقت و سرعت انجام می دهند و درصد خطای آنان در مقایسه با سایر روش ها به میزان چشمگیری پایین است که این خود امتیازی ویژه محسوب می شود.

3-کم حجم بودن: تفاوت تکنولوژی با سایر ابزارهای انجام کار این است که دامنه انجام اعمال آن بسیار گسترده تر است. برای مثال با رایانه می توانید انجام ترسیمات، جست و جوی اطلاعات، انجام محاسبات و سایر کارهای خود را انجام دهید. در حالی که اگر بخواهید به شیوه سنتی عمل کنید فضای زیادی اشغال خواهد شد.

4- امکان 24 ساعته بودن فعالیت: مثال بارز این امر بانک ها هستند که در گذشته تنها در ساعات اداری می توانستند سرویس دهی کنند اما امروزه با کمک تکنولوژی، در هر ساعتی از شبانه  روز می توانند پاسخگوی نیاز مراجعه کنندگان باشند.

- با توجه به این امر که تسلط بر تکنولوژی یکی از پنج مهارت برتر کسب و کار محسوب می شود لازم است هر فردی به هر میزان که می تواند نسبت به آن آشنایی پیدا کند.