برای یک مدیر موفق ویژگیهای گوناگونی شناخته شده است و هریک از صاحبنظران رشتههای مدیریت و علوم رفتاری نیز نسبت به دسته خاصی از این ویژگیها توجه بیشتری نشان دادهاند. در علوم مدیریت نسبت به سبکهای خاص مدیریتی در زمینه برنامهریزی شخصی و سازمانی تاکید فراوانی میشود و در زمینه روانشناسی مدیریت ابعاد فیمابین انسانها مورد توجه قرار میگیرد. مدیری را در نظر بگیرید که از لحاظ رعایت ویژگیهای رفتاری و ظاهری به همه وظایف خود عمل کرده، به حتم کارکنان سازمان و شرکای طرف قراردادش از همکاری با او بسیار راضی و خشنود خواهند بود.
در این قسمت به بیان آداب متعارف در سبک رفتار و ظاهر یک مدیر موفق خواهیم پرداخت. در بخشهایی نیز چگونگی کنترل کیفیت در رفتارهای سازمانی را بررسی میکنیم.برای پاسخ دادن یا رشته كلام را در دست گرفتن، صحبتهای گوینده را پایانیافته تلقی نكنیم. اگر از درستی آنچه درك كردهایم، اطمینان نداریم، نتیجهگیری و استنباط خود از صحبتهای گوینده را مورد تجدیدنظر و كنترل قرار دهیم. به علاوه این كار باعث میشود، به گوینده نشان دهیم برای آنچه وی میگوید، اهمیت قائلیم.
هرگز تصور نكنیم، اگر وقفهای در صحبت كردن گوینده پیش آمد، نوبت پاسخ ما فرارسیده است. مهمترین كار برای خوب درك كردن صحبتها و پیامهای دیگران، تمركز روی سخنان آنان است. برای تحقق این امر باید شرایط زیر مهیا باشد. توجه داشته باشیم که دقیق شنیدن، یك مهارت اكتسابی است. همه ما مستمرا در حال گفت و شنود هستیم. گفت و شنود شاید مهمترین روش ارتباطات انسانی است. در همین راستا، هر فرد سبك و روش خاص خود را دارد.
در واقع، افراد به شیوههای متفاوتی سخن میگویند و به سخنان دیگران گوش فرامیدهند. بیشتر روشهای شنیداری، یعنی شیوه گوش دادن به صحبتهای دیگران را كه از سوی مردم مورد عمل قرار میگیرند، میتوان به چند شیوه اصلی تقسیم كرد. خصوصیات این روشها به شرح زیر است:
• برای فرد گوینده فرصتی قائل شویم تا مطالب خود را كاملا بیان كند.
• بدون آنكه حرف او را قطع كنیم، اجازه دهیم صحبتهایش را تمام كند.
• با حالتها و حركتهای خود نشان دهیم كه به صحبتهای وی توجه داریم.
• رفتار و واكنش مناسبی در مقابل صحبتهای فرد گوینده نشان دهیم.
• آنچه را گفته میشود، به خاطر بسپاریم.
• رشته كلام را از دست ندهیم.
• تلاش كنیم از اصل موضوع بحث، منحرف نشویم.