چهارشنبه, 22 شهریور 1396 - 14:36

اشتباهات مدیریت پروژه که به کسب و کار شما آسیب می زنند

 شما هم برای مدیریت پروژه ها از نرم افزارهای تخصصی آن استفاده می کنید؟ چه اشتباهات در کار با این نرم افزارها ممکن است به کار شما آسیب وارد کند؟

براساس گزارش ارائه شده توسط تکناویو، بین سال های ۲۰۱۷ تا ۲۰۲۰ استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه رشد بسیاری خواهد داشت و به سرمایه جهانی یک میلیارد دلار دست خواهد یافت. با توجه به اینکه کسب وکارها به استفاده از روش های آنلاین تولید سرمایه تمایل بیشتری نشان می دهند، راهکارهای بهینه سازی چابک و مقیاس پذیر کسب و کار که به ایجاد زیرساخت های عملیاتی قدرتمند منتهی می شوند، طرفدار بیشتری پیدا خواهند کرد. رشد در بخش تجارت به رشد شرکت های مدیریت پروژه مانند Workfront، Basecamp و Atlassian  منجر می شود.

به گزارش زومیت، بزرگ ترین منفعت محصولات اجاره نرم افزار  SaaS(نرم افزار به عنوان یک سرویس) کاهش زمان عملیاتی و قادر کردن صاحبان کسب و کار برای تمرکز بیشتر روی عملکرد هسته ای مدل تجاری است.

نرم افزار به عنوان یک سرویس  (Software as a service) نرم افزاری است که بر پایه اجاره، مجوزدهی شده و متمرکز میزبانی می شود. کاربران معمولاً با یک حساب کاربری از طریق مرورگر وب به این سرویس نرم افزاری دسترسی دارند. این سرویس به یک شیوه انتقالی برای بسیاری از برنامه های تجاری شامل آفیس و نرم افزارهای پیام رسان، نرم افزارهای محاسبه گر حقوق، نرم افزارهای مدیریت پایگاه داده، نرم افزارهای مدیریتی و... مبدل شده است.

ویژگی هایی مانند ابزارهای برنامه ریزی پروژه، مدیریت وظایف، مدیریت گردش کار و گزارش دهی پیشرفته به بهبود و پیشرفت ارتباطات و همکاری بین کارمندان و اعضای تیم منتهی می شود، اما با وجود توانایی هایی نرم افزار مدیریت پروژه، اگر کار با آنها به خوبی انجام نشود ممکن است به افزایش تنگناهای عملیاتی و هدررفت منابع منجر شود.

اگر می خواهید بیشترین بهره را از نرم افزار مدیریت پروژه به دست آورید، باید از این خطاها و اشتباه ها برحذر باشید.

۱- نداشتن معیارها و اهداف واضح

محصولات نرم افزار به عنوان سرویس امکانات بسیاری ارائه می دهند که اگر اهداف مشخص و از پیش تعیین شده ای وجود نداشته باشد، کار کردن با آنها سخت می شود. به خوبی جست وجو کنید و ابزارهایی پیدا کنید که برای سبک کسب و کار شما طراحی شده اند. چند نسخه رایگان این ابزارها را امتحان کنید و ببینید کدام  یک به شما بهترین نتیجه را می دهد.

پس از این مرحله بررسی و آزمایش، از قانون DUMB استفاده کنید؛ قانونی که می گوید ابزاری که استفاده می کنید باید قابل اجرا  (Doable)، قابل فهم   (Understandable)، قابل مدیریت  (Manageable) و سودمند  (Beneficial) باشد.

۲- نداشتن آموزش های استفاده از نرم افزار

اینکه انتظار داشته باشید تمام اعضای تیم شما به طور خودکار استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه را یاد بگیرند، اشتباه است. هر کسی مهارت تکنولوژی ذاتی ندارد. معمولاً توصیه می شود که برای استفاده ازاین گونه محصولات، کارمندان به دوره های آموزشی فرستاده شوند تا بتوانند به درک صحیحی از عملکرد پلتفرم دست پیدا کنند و بتوانند وظایف خود در نرم افزار را دنبال کنند و از عملکرد کلی آن اطلاعات جامعی به دست آورند.

آموزش خصوصاً در زمانی که یک ابزار در بخش بازاریابی یا فروش مورد استفاده قرار می گیرد، ضروری می شود. مجرای فروش فاکتورهایی نظیر نگهداری و به روزرسانی مشتریان، کار کردن با ایمیل ها، مذاکره با مشتری، مکاتبه و ارسال مطالبات مشتری را دربر می گیرد. وقتی حجم کارها زیاد می شود، آموزش، شانس رخ دادن خطا را کاهش می دهد.

۳- اولویت بندی نکردن پروژه ها

برای شرکت های خدماتی، هم زمانی پروژه ها و مدیریت آنها بدون آنکه آشفتگی پیش بیاید کار آسانی نیست. اغلب اعضای تیم ممکن است جذب پروژه های جذاب تر اما با اولویت کمتر شوند و بدین ترتیب انجام پروژه های مهم تر به تعویق بیفتد. یک سیستم مدیریت روابط مشتری و مدیریت پروژه می تواند به مدیران امکان اولویت بندی کارها را برای تمام سازمان را انجام دهد.

یک راه برای اولویت بندی پروژه ها این است که گردش کار را با اجزای کوچک تر ساده کرد. Workfront یک نرم افزار مدیریت پروژه است که به کاربر امکان می دهد پروژه را براساس میزان کاری که برای به ثمر رساندن آن نیاز دارد، به اجزای کوچک تر تقسیم کند. بدین ترتیب کارهای انجام شده را می توان به قسمت بازبینی و تأیید ارسال کرد و با یک رابط کاربری مشتری مدار پروژه را به ثمر رساند. کاربران حتی می توانند روی گردش کار توافقی با یکدیگر مذاکره کنند. سیستم این نرم افزار مانند آن است که دپارتمان های مختلف را روی فضای ابری داشته باشید و همه اعضای تیم ها بتوانند با مجوزهای مشخص شده به آن دسترسی داشته باشند. همیشه به خاطر بسپارید که پروژه ها باید اولویت بندی شوند.

۴- گم کردن عملکرد کارمندان

با وجود اینکه با کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه امکان دورکاری کارمندان وجود دارد، اما همچنان معضلی برای گزارش عملکرد داخلی کارمندان باقی می ماند. روشن نبودن نحوه پر کردن گزارش عملکرد یا آگاهی نداشتن شخص از چگونگی انجام کار و ارتباط برقرار کردن با بخش مربوطه از جمله عواملی است که به پدید آمدن این مشکل منتهی می شود. این معضل خصوصاً در زمانی که سازمان باید بهره وری و کارآمدی کارمند را بررسی کند و در صورت نیاز به آن بها دهد، می تواند به یک تنگنای کاری منتهی شود.

برای حل مشکل از ابزارهای کنترل و دنبال کننده زمان استفاده کنید. این  ابزارها برای کسانی که دورکاری می کنند مفید هستند. بدین ترتیب می توانید مدت زمان صرف شده برای انجام هر پروژه را اندازه گیری کنید. می توانید معیاری از تعداد کارهایی که در یک بازه زمانی یک ماهه به پایان رسیده است، به دست آورید و بدین ترتیب یک مقیاس برای اندازه گیری کارایی و بهره وری در ابتدای هر ماه داشته باشید. با کمک اندازه گیر بهره وری که در نرم افزار مدیریت پروژه وجود دارد، می توانید یک ارزش یابی ماهانه از عملکرد کارمندان داشته باشید.

بدین ترتیب با کمک نرم افزار مدیریت پروژه می توانید به چیزی ورای سیستم های گزارش عملکرد سنتی دست یابید.

۵- کمبود ارتباطات

ارتباطات مؤثر، هسته هر پروژه خوب است و گذران روزها بدون برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم و مشتریان برای پیشرفت مضر است و می تواند به کسب و کار شما آسیب برساند. اعضای تیم که از مدیریت ارتباطات مشتری نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند، نباید فقط به این دلیل که از یک سیستم مبتنی بر فضای ابری استفاده می کنند، احساس جدا بودن کنند. راهنماهای ساده پروژه همچون گزارش های تحویل دادنی و کنترل منظم موقعیت و ارتباطات فرد به  فرد با اعضای تیم، به حفظ انگیزه کارمندان کمک می کند و آنها را بیشتر در جریان امور روزمره نگه می دارد.

تنها ثبت  نام کردن برای یک نرم افراز مدیریت پروژه به کسب نتایج معجزه آسا منتهی نمی شود، اما می تواند بسیاری از فرآیندها را آسان کند به شرط آنکه از اشتباهاتی که در بالا به آنها اشاره شد دوری کنید و بکوشید به بهترین نتیجه از برنامه های مدیریت پروژه دست یابید.

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید



عضویت در خبرنامه فرصت امروز

با عضویت در این خبرنامه از آخرین مطالب روزنامه مطلع خواهید شد.

Please wait

با ما در ارتباط باشید

روابط عمومی : 88938410-021

social@Forsatnet.ir

شبکه های اجتماعی فرصت امروز